Ablauf und Management von Befragungen

 

Unser Vorgehen
In einem detaillierten Durchführungsplan legen wir fest, welche Aufgaben wann durch wen erfüllt werden.
Mit unserem internen Ansprechpartner im Projekt verfolgen wir diesen permanent. Die konsequente und fachgerechte Planung und die termingerechte Umsetzung sind eine wesentliche Grundlage für eine erfolgreiche Befragung.

1.    Planen und vorbereiten

  • Ziele- und Auftrag klären (und Anonymitätssicherung)
  • Gründung eines Projektteams
  • Befragungskonzept und Fragebogen erstellen (Print- oder Onlineformat)
  • Zielgruppen- und Auswertungsdefinition
  • Prozess- und Terminplanung
  • Abstimmungen mit Geschäftsleitung und Betriebsrat
  • Fragebogendesign, Weberstellung und Testlauf


2.    Befragen

  • Informieren und involvieren der Beteiligten (Top-down)
  • Bereitstellung des Befragungstools (Fragebogenversand oder Onlinezugang)
  • Hotline
  • Rücklaufkontrolle und -Bericht, Nachfassaktion zur Erhöhung der Rücklaufquote


3.    Auswerten

  • Daten verarbeiten und auswerten
  • Ergebnisse analysieren
  • Erstellen von aussagekräftigen Ergebnisberichten (Darstellung relevanter Kennzahlennach Zielgruppen
  • Original-Daten/Fragebögen entsorgen


4.    Maßnahmen umsetzen

  • Multiplikatoren-Schulung (Moderations-Toolkit)
  • Ergebnisse rückmelden (Informations- und Dialogveranstaltungen) und bearbeiten auf allen Ebenen
  • Handlungsbedarfe und Prioritäten analysieren
  • Planung von Verbesserungsmaßnahmen
  • Beauftragung zur Umsetzung, Zielvereinbarung
  • Umsetzungsprozess planen und steuern (Meilensteine, Organisationsentwicklung)
  • Verantwortliche involvieren und unterstützen
  • Kommunikation und Information sicherstellen
  • Maßnahmen überprüfen und optimieren
  • Verbindung mit Führungsinstrumenten sicherstellen (Mitarbeitergespräch, Zielsystem, Leitbild, KvP-Prozesse,…)


5.    Laufendes Controlling und
       Evaluation zur Entwicklungs- und
       Erfolgskontrolle mittels
       wiederholter Befragung

 

Stichwort-Box rund um Befragungen mit P.f.O.

 

Wir garantieren den Anonymitätsschutz und absolute Datensicherheit nach dem Bundesdatenschutzgesetz, dem sich jeder Projektbeteiligte verpflichtet unter Kontrolle unseres Datenschutzbeauftragten und des Datenschutzbeauftragten des Kunden. Wir arbeiten nach transparenten und überprüfbaren sicheren Prozessen. Die Daten werden Online nach aktuellem technischem Standard verschlüsselt. Sicherungskopien während der vereinbarten Zeit im Tresor gelagert. Nach Auswertung werden die Originaldaten vernichtet. Nach Abschluss des Projektes werden alle Daten und Printmedien professionell vernichtet.

Die zum Unternehmen passende Einbindung und Information des Betriebs- und Personalrats zu gestalten und das Gremium für eine aktive und positive Mitwirkung für die Befragung und die Ziele zu gewinnen, ist sehr wichtig für eine breite und gute Akzeptanz der Befragung bei der Mitarbeiterschaft. Dies ist wichtiger als die nur zum Teil verpflichtende Einbeziehung nach Betriebsverfassungsgesetz.

Wer soll mit welcher Zielsetzung und über welche Themenschwerpunkte wie, wann und zu welcher Zeit befragt werden?

Wie passen Durchführung und Inhalt der Befragung zum Unternehmensleitbild?

Wer will mit den Ergebnissen weiter woran arbeiten?

Neben dem Fragendesign ist die Auswahl der Bewertungsskala bedeutsam für die Verwertbarkeit der erhaltenen Informationen.

Wir arbeiten bei Befragungen in den meisten Fällen mit einer 5er Skala, da sie aller Erfahrung nach die Abstufung von Zustimmungsgraden adäquat abbildet (Beispiel: erfüllt, fast erfüllt, teilweise erfüllt, kaum erfüllt, nicht erfüllt).


Im 360° Feedback leistet die bipolare Skala (360° Radar) eine sehr hohe Aussagefähigkeit zur Verhaltensinterpretation.



Darüber hinaus setzen wir Fragen mit spezifischen Antwortalternativen ein, ebenso offene Fragen, für freie Kommentare und ‚Gesamt-Zufriedenheitsfragen‘ zur summarischen Bewertung von Themengebieten.

Dialog aktiviert. Deshalb gestalten wir die Ergebnispräsentation so, dass die Betroffenen sich einbringen und wir eine gut gesteuerte und zielführende Kommunikation über die Ergebnisse erzeugen. Positive Ergebnisse werden bewusst (den eigenen Beitrag erkennen) und positive Einstellungen und Verhaltensweisen können verankert und verstärkt werden. Die Bedeutsamkeit von Problemfeldern wird besprochen und entsprechende Klärungen und Verbesserungsmaßnahmen werden verabredet und geplant.

Dialogveranstaltungen können in den Business-Einheiten (Family-Groups) stattfinden. Aber auch Großgruppendesigns, die bereichsübergreifende Kommunikation stiften, sind möglich und je nach Befragungsgegenstand und Zielsetzung sinnvoll.

Folgende und nach Bedarf weitere Kennzahlen ermitteln wir für Sie: 

  • Mitarbeitercommitment (Verbundenheit mit dem Unternehmen)

  • Arbeitsplatzzufriedenheit

  • Arbeitssicherheit

  • Attraktivität als Arbeitgeber

  • und weitere Zufriedenheitswerte mit definierten Themenkomplexen
  • Aussagefähige Reports – (auf Wunsch) in firmenindividuellem Corporate Design

  • Online-Präsentations-Version (PDF oder Datenträger)

  • Broschüren in Spiralbindung u.a.

  • Bedruckte Flip-Charts für Ihre Präsentation

  • Plakat-Druck bis A0

  • Erstellung von Flyern und Infobroschüren in Zusammenarbeit mit Ihren internen Kommunikations- und Marketingspezialisten, Agenturen und Druckereien

  • Interaktive Präsentationen für kleine Kreise bis zu Großgruppenveranstaltungen

Wir bieten Ihnen die Neuentwicklung eines Befragungsinstruments und die Weiterentwicklung eines bewährten Befragungstools. Dabei greifen wir gerne auf unseren Pool mit erprobten Fragen zu den für Ihre Zielsetzung relevanten Themenkreisen zurück.

Unser Fragendesign und unsere Standardfragen basieren auf wissenschaftlichen Studien über die Wichtigkeit der Fragestellungen für die Arbeitssituation, Führungssituationen und wesentlichen Erfolgsfaktoren für Unternehmen, die wir als Berater in unserer über 20-jährigen Unternehmenspraxis validiert haben.

Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung sind nur so gut, wie die Effekte aus der Umsetzung der Erkenntnisse. Wir bereiten die Linienführungskräfte für die Präsentation, Diskussion und Bearbeitung der Ergebnisse vor, die zusammen mit Ihren Mitarbeitern erfolgen soll. Dies ist eine wichtige Grundlage für die erfolgreiche Umsetzung auf allen Ebenen. Wir unterstützen die Führungskräfte mit "Multiplikatoren-Schulungen", in denen die Führungskräfte den Ablauf und die Moderation von Mitarbeiter-Workshops kennenlernen. Sie erhalten einen "Moderatoren-Toolkit" dessen Anwendung je nach Bedarf trainiert werden kann.

Online-Befragungen sind effizient und einmal erstellt sind sie kostengünstig. Alle Teilnehmer müssen Zugang zu einem Intra- oder Internetarbeitsplatz erhalten. Wir versenden Fragebogenlinks mit direktem Zugriff zur Eingabemaske per E-Mail. Die Identifikation erfolgt mit einem mitarbeiterspezifischen Passwort.

Die Entscheidung für eine Print-Version des Fragebogens erfolgt meist dann, wenn eine Mehrzahl der Befragten nicht über einen Online-Zugang am Arbeitsplatz verfügt. Insbesondere dann, wenn es sich um eine kleinere Zielgruppe für eine spezifische Befragung handelt und wenn sicher keine Wiederholungsbefragung erfolgen wird.

Eine parallele Printbefragung zur Onlinebefragung (Hybridbefragung) für verschiedene Zielgruppen ist möglich. Beide Versionen in einer Befragung anzubieten verursacht Mehraufwand in der Abwicklung, der abzuwägen ist. Um den Mehraufwand einer zusätzlichen Printbefragung zu vermeiden, bieten sich zwei Alternativen an: 1. Einrichten von zentralen Eingabestationen oder 2. Versand des Zugangslinks auf eine private Mailadresse.

Die Rücklaufkontrolle im Verlauf der Befragung und das zuverlässige Reminder-Management sind wichtig für den Gesamterfolg. Hohe Beteiligungszahlen werden Sie dann haben, wenn die Mitarbeiter sich beteiligen, weil Sie es für sinnvoll halten und die Überzeugung haben, dass Ihre Meinung einen Nutzen hat für das Unternehmen und die Mitarbeiter.

Neben Befragungen bieten wir Ihnen auch Experten-Interviews und Analyse-Workshops an. (siehe Analysen und Analysetools)

Regelmäßig durchgeführt (alle 1-2 Jahre) liefert die Befragung Vergleichswerte, über die nachhaltige Wirkungen von Maßnahmen sichtbar gemacht werden können. Damit ist die Befragung ein wesentliches Informations-, Kommunikations- und Steuerungsinstrument für Ihr Unternehmen.