Prozessdesign - wie tue ich was?

Das Ziel der Change Beratung von P.f.O ist der nachhaltige Unternehmenserfolg. Dieser kann erreicht werden, wenn es der Unternehmensleitung gemeinsam mit den Führungs-kräften gelingt, die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bei einem Change Prozess von der Notwendigkeit der Veränderung zu überzeugen. Unsere Aufgabe ist es, beim Konzipieren eines Change Management Prozesses alle beteiligten Kräfte zu berücksichtigen.

Beim Prozessdesign geht es darum, Arbeitsschritte zu modellieren und sie so umzusetzen, dass eine möglichst hohe Effizienz entsteht, wenig Reibungsverluste auftreten und immer klar ist, welcher Schritt als nächster kommen wird. Transparenz in der Kommunikation, klare Projekt-strukturen und -rollen sowie ein nachvollziehbarer Meilensteinplan mit klaren Zuständigkeiten sind hierzu notwendig.

Lösungsvorschläge, die nur auf dem Papier stehen, sind für uns nicht genug. Die greifbare, erlebbare Umsetzung von Maßnahmen sowie die konsequente Verfolgung von Meilensteinplänen gehören zur erfolgreichen Implementierung von Veränderungsprozessen genauso dazu, wie die regelmäßige Beteiligung aller beteiligten Kräfte.

Ab einer bestimmten Unternehmensgröße ist es praktisch nicht mehr möglich, alle Mitarbeiter gleichzeitig aktiv in einen Change Prozess zu involvieren. Es ist aber möglich, durch geeignete Kommunikation dafür zu sorgen, dass die Informationen bzgl. des Veränderungsprozesses alle erreicht. Je nach Art der Veränderung und der vorliegenden Unternehmensstruktur ist der Ausgangspunkt für einen organisatorischen Wandel zu suchen. Hierbei kann man vier verschiedene Ansätze unterscheiden:

1.    Top down – der Veränderungsprozess wird vom Top-Management geplant. Die Vision und die Strategie werden als Vorbild vorgegeben und vorgelebt. Change Prozesse werden durch hohe Führungskräfte im Unternehmen promotet, „Leuchttürme“ für den Veränderungsprozess werden geschaffen.
Nachteile:

• Veränderung von „oben herab“ (kann Widerstand erzeugen)
• Das Top-Management hat oft überhöhte Erwartungen

2.    Bottom up – der Veränderungsprozess setzt sich von der untersten Hierarchieebene nach oben fort. Hier werden die Veränderungen von den Menschen geplant, die sie später umsetzen müssen. Diese können ihre Fachexpertise einbringen und ihr Engagement für die Umsetzung wird gesichert.
Nachteile:

• Veränderungen werden verzögert, weil evtl. hierarchische Entscheidungen fehlen, hoher Zeitbedarf
• Die Aktivitäten müssen koordiniert werden
• Evtl. fehlen fachliche und methodische Kenntnisse sowie Kapazitäten und Ressourcen

3.    Both direction (Gegenstromverfahren) – Veränderungen werden gleichzeitig von Top down und Bottom up gestartet. Die Vor- und Nachteile von beiden Ansätzen können sich verbinden, bzw. gegenseitig aufheben. Synergieeffekte werden genutzt und große Teile des Unternehmens arbeiten am gleichen Ziel.
Nachteile:

• Evtl. hohe Komplexität in der Koordination
• Klares Projektmanagement ist unabdingbar

4.    Muliple Nucleus („Fleckenstrategie“) – Veränderungen starten zeitgleich an verschiedenen Stellen im Unternehmen und werden solange fortgesetzt, bis der Veränderungsprozess schließlich die gesamte Organisation umfasst.
Nachteile:

• Evtl. chaotischer Verlauf des organisatorischen Wandels und die Gefahr von unterschiedlichen Teillösungen, die nicht aufeinander abgestimmt sind
• Ist nur in kleineren Organisationsformen ein praktikabler Weg

Je nach Anforderungen und Struktur des Kunden, wird unser Prozessdesign an die entsprechenden Ziele und Bedürfnisse angepasst. Hierbei sind Tools aus dem Projektmanagement genauso vertreten wie klassische Change Management Methoden, zum Beispiel Vernetzungsworkshops.