Der Mix macht‘s – Agiles, Digitales und Altbewährtes als Erfolgsrezept für internationale Change-Projekte

Sind agile und digitale Lösungen das Allheilmittel in der modernen VUCA-Welt? Nicht nur! Um internationale Change-Projekte erfolgreich steuern zu können, braucht es einen sinnvollen Mix aus modernen und altbewährten Methoden und Tools.

Eine allgemeingültige Rezeptur für erfolgreiche Change-Projekte existiert leider nicht. Der Methoden-Mix sollte immer auf die spezifischen Herausforderungen und Bedürfnisse des Projektes und der Beteiligten abgestimmt sein. Einige Bestandteile gehören, aus unserer Erfahrung, jedoch in jeden guten Cocktail zur Belebung internationaler Transformationsprozesse.

Wie in einem solchen Fall ein geeigneter Methoden-Mix gestaltet werden kann, möchten wir Ihnen anhand eines Projekts bei unserem langjährigen Kunden, der Merck KGaA aus Darmstadt, zeigen.

1. Projektstruktur mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten ermöglicht erfolgreiche Projektsteuerung
Die Projektstruktur wurde gemeinsam mit den Projektleitern entwickelt und auf die Arbeitsweise im Unternehmen abgestimmt. Dabei setzen wir auf Altbewährtes, wie Steuerungsgremien, Kern- und Arbeitsteams und integrieren agile Aspekte, wie die Anpassung der Projektstruktur an die jeweilige Projektphase. So setzen wir die Work Streams nach der Analysephase auf und etablieren das Implementation Team sowie die Action Teams erst für die Umsetzungsphase. Damit können wir für die Implementierung mehr Manpower gewinnen und die zahlreichen Akteure dennoch gut steuern.

2. Flexibilität und zielführende Maßnahmen durch iteratives Vorgehen
Agilität bedeutet nicht, ungeplant vorzugehen, sondern vielmehr rechtzeitig und vorausschauend zu planen und sich dabei die Möglichkeit erhalten, Pläne flexibel anzupassen. So erstellen wir zu Beginn jeder Projektphase einen Maßnahmenplan, prüfen diesen jedoch auch während der Umsetzung regelmäßig im Kernteam auf Sinnhaftigkeit. Dabei bauen wir auf Feedback aus der Produktion auf, um die Maßnahmen, entsprechend der aktuellen Herausforderungen und Bedürfnisse, zielführend gestalten zu können. Um dem gerecht werden zu können, kombinieren wir traditionelle mit digitalen und agilen Methoden, wie beispielsweise virtuelle Sounding Boards und agile Dashboard Calls.

3. Aktive Einbindung wichtiger Stakeholder führt zu nachhaltigen Lösungen
Um das gegenseitige Verständnis zu erhöhen, unterschiedliche Perspektiven zu integrieren und damit tragfähige und nachhaltige Lösungen zu entwickeln, binden wir betroffene Mitarbeiter und Führungskräfte aktiv mit ein und fördern deren schnittstellen- und standortübergreifenden Austausch. Dies umzusetzen, ist aufgrund räumlicher Entfernung, Zeitverschiebung und voller Terminkalender nicht immer leicht. Ein guter Mix aus persönlichen und virtuellen sowie formalen und informellen Formaten, macht es jedoch möglich, auch diese Schwierigkeiten zu meistern.

An unterschiedlichen Standorten fanden abwechselnd face-to-face Workshops statt, um alle Standorte zu würdigen und Reisezeiten gleichermaßen fair aufzuteilen. Dabei wurde darauf geachtet, dies zeitlich mit bereits geplanten Dienstreisen und Veranstaltungen zu kombinieren. Ergänzende virtuelle Meetings variierten nach Bedarf in Häufigkeit, Dauer und Teilnehmer-Zusammensetzung. Zusätzlich wurden informelle Austauschmöglichkeiten wie Coffee Meetings geschaffen.

4. Commitment und nachhaltige Umsetzung mit Hilfe maßgeschneiderter Kommunikation
Es ist selten möglich und meist nicht effizient, alle Betroffenen aktiv im Projekt zu beteiligen. Umso wichtiger ist ein zielgruppenorientiertes Kommunikationskonzept, das durch passende Kommunikationsinhalte und -kanäle alle Betroffenen abholt und so eine nachhaltige Umsetzung ermöglicht. In unserem Projekt umfasste dies sowohl die Nutzung digitaler Plattformen und Formate, wie bspw. Artikel, Updates und FAQs im digital workspace, Newsletter, Sponsoren-Mails und Info Screens als auch interaktive Austauschformate wie Infomärkte und Dialogue Sessions an allen Standorten sowie Großgruppenveranstaltungen und Einzelgespräche.

5. Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Egal welche Maßnahmen und Methoden wir einsetzen, ob analog oder digital, altbewährt oder modern, eines ist für uns unerlässlich und der wahrscheinlich wichtigste Erfolgsfaktor: die Bedürfnisse des Gegenübers berücksichtigen und auf Augenhöhe zusammenarbeiten! Konkret bedeutet das, passgenaue Ansätze für die jeweilige Kundensituation gemeinsam zu diskutieren sowie sich immer wieder die Zeit zu nehmen, auf der Metaebene die Zusammenarbeit zu reflektieren.

In diesem Sinne freuen wir uns auf einen Austausch mit Ihnen, über Fragen zum Projekt, Ihre Erfahrungen und mehr!