Kommunikationsfallen “in virtuellen Meetings”

Wer kennt das nicht: diese unangenehme Stille, wenn der Meetingleitende per Skype eine Frage stellt… keiner fühlt sich angesprochen, man glaubt es förmlich zu merken, wie sich alle hinter dem Monitor wegducken. Oder sind sie überhaupt noch da, am anderen Ende der Datenleitung? Vertieft in ein anderes Dokument, beim Abarbeiten der Mails, gedanklich ganz woanders? Meetings sind ja schon Face-to-Face oft eine Herausforderung. Aber virtuell scheinen uns die Möglichkeiten der Einflussnahme noch begrenzter. Meist hilft es schon, in solchen Momenten die eigene Wahrnehmung zu schildern:

 Wenn ich eine Frage stelle, und keiner antwortet, dann kommt es mir so vor, als würde es euch gar nicht interessieren, was ich hier sage. Das finde ich schade, denn ich brauche eure Ideen und euer Mitdenken. Was können wir ändern, damit ihr euch mehr beteiligt?

Unsere Wahrnehmung spontan konstruktiv zu schildern, gelingt nicht immer. Überlegen Sie sich daher möglichst schon vor dem Meeting eine passende Formulierung. Überlegen Sie sich schon vor dem Meeting eine passende Formulierung, und kleben Sie sich dafür einen Post-It an den Monitor. Das hilft Ihnen, Ihr Anliegen präzise zu formulieren – in solchen Momenten kann es sonst schnell passieren, dass das Ganze einen anschuldigenden oder vorwurfsvollen Ton bekommt. Vielleicht hilft es auch, an das Grundprinzip „man kann nicht nicht kommunizieren“ zu erinnern: auch wer nichts sagt, der signalisiert etwas – das gilt auch für die digitalen Medien.

Oft genug ist es gar nicht die Absicht, den anderen „auflaufen“ zu lassen, sondern nur Unwissenheit, oder das Gefühl, nicht zuständig zu sein. Dann hilft nur eines -vorab die Erwartungen zu klären:

  • Wer muss welchen Beitrag leisten?
  • Wieviel Zeit steht für welches Thema jeweils zur Verfügung?
  • Wie gehen wir damit um, wenn Themen nicht endgültig geklärt werden können?

 

Und schließlich: Gibt es klare, allgemeingültige Regeln für Ihre Meetings? Es ist sehr sinnvoll, diese Regeln gemeinschaftlich zu erarbeiten. Machen Sie dies mit Hilfe eines Externen, bekommen sie nicht nur zusätzlich Tipps wie es gut gehen könnte, sondern schaffen eine konstruktive Arbeitsatmosphäre, die die verschiedenen Perspektiven der Teammitglieder gleichermaßen berücksichtigt.  Dies steigert das Commitment aller Teammitglieder, diese Regeln auch einzuhalten.