Die Organisation als Lotse nutzen

Sounding Boards in Change-Prozessen

Die Boehringer Ingelheim microParts GmbH produziert in ihrem Werk in Dortmund einen innovativen hochkomplexen Inhalator (Respimat), der mit unterschiedlichen Medikamenten bestückt wird. In den nächsten zwei Jahren wird die Produktion sehr stark vergrößert. Deshalb wurde ein großer Change-Prozess initiiert. Er betrifft sowohl die kulturelle Ebene, als auch die Frage der Struktur – wie ist eine moderne Produktion aufgebaut – und die strategische Ausrichtung. Der Slogan lautet „WIR RESPIMAT“ und umfasst die gesamte Respimat-Herstellungskette.

Wir von P.f.O., mit unseren beiden Beratern Eberhard Dittmann und Alfred Gettmann, begleiten diesen Change-Prozess. Gemeinsam mit der Geschäftsführung haben unsere Berater die Prozessarchitektur entworfen und darin ein Sounding Board integriert.

 

Auf den Begriff Sounding Board stößt man immer häufiger. Doch woher kommt der Begriff und was bedeutet er eigentlich?

Sounding Board bedeutet direkt übersetzt Resonanzboden und ist ein hilfreiches Rückkopplungsinstrument, das Stimmungen und Emotionen aufnimmt und hierarchieunabhängig wiedergibt. Vergleichbar mit dem Resonanzboden einer etwa ein Zentimeter dicken Fichtenholzplatte im Klavier, die die Schwingungen der Saiten stärkt. Es gibt sowohl die wohlklingenden Töne verstärkt wieder als auch die Töne, deren Anschlag beispielsweise zu früh erfolgt.

Übertragen auf den Change-Prozess bedeutet das, dass eine Gruppe aus (betroffenen) Mitarbeitern Rückmeldung darüber gibt, wie die Stimmung ist oder ein Prozess wahrgenommen wird. Darüber hinaus bildet das Sounding Board gemeinsam Hypothesen und spricht Empfehlungen für den weiteren Prozess aus. Dieses Instrument hilft somit, Probleme rasch zu erkennen und gegensteuern zu können.

Bei „WIR RESPIMAT“ besteht das Sounding Board aus einer Gruppe von ca. 30-35 Mitarbeitern, die ungefähr einmal im Quartal zum Austausch und zur Reflektion zusammenkommt und ein Stimmungsbild zum Verlauf von „WIR RESPIMAT“ gibt. Dieses Sounding Board ist ein Querschnitt aller Mitarbeiter der Respimat-Herstellungskette. Da die meisten Mitarbeiter im Vollkonti-Schichtsystem arbeiten, ist die Zusammensetzung immer wieder neu und somit herausfordernd.

 

Wie sieht die Arbeit eines Sounding Boards in der Praxis aus?

Beim ersten Treffen des Sounding Boards des Projekts „WIR RESPIMAT“ führte Eberhard Dittmann (P.f.O.) in seiner Funktion als OE-Berater durch das Programm.

Im ersten Schritt beschrieben die nach Bereichen gruppierten Teilnehmer den Ist-Zustand. Hierfür wurden den Teilnehmern unter anderem folgende Leitfragen zur Verfügung gestellt:

  • Wenn wir aus unserer Perspektive auf den Change-Prozess schauen, sehen wir …
  • Wie erleben wir Führung und Zusammenarbeit?
  • Ziehen wir alle an einem Strang?
  • Welche Themen treiben uns zur Zeit um?
  • Worüber gibt es Freude, Ärger…?

Auf Grundlage dieser zusammengefassten Erkenntnisse wurden die Teilnehmer gebeten, sich zu fragen, was wohl die Ursachen für den Ist-Zustand sind.

Im letzten Schritt erarbeiteten nun gemischte Gruppen praktische Vorschläge, wie der Ist-Zustand weiter ins Positive verändert werden könnte.

 

Wie werden die Ergebnisse des Sounding Boards verwendet?

Die vom Sounding Board erarbeiteten Vorschläge werden nicht nur der Geschäftsführung vorgelegt, sondern alle Mitarbeiter des Unternehmens erhalten Informationen über die Arbeit und die Ergebnisse des Sounding Boards. Dadurch können auch Mitarbeiter, die nicht Teil des Sounding Boards waren, Rückmeldungen zum Change-Prozess geben und die Veränderung mitgestalten.