Praxisbeispiel aus unserer eigenen Arbeit · in Entwicklung
Vier Trainer:innen gestalten eine gemeinsame Lernreise. Zwischen den Modulen ändern sich Anforderungen, Unterlagen und Aufgaben. Wir entwickeln einen Projekt-Assistenten, der den Einstieg ins nächste Modul erleichtern soll, und bauen Automatisierungen für Aufgaben und Fristen.
Wer das nächste Modul übernimmt, braucht schnell Antworten. Was ist in den bisherigen Workshops passiert? Was haben wir seitdem mit dem Kunden vereinbart? Welche Unterlagen müssen wir aktualisieren? Und wer liefert was bis wann?
Die Workshop-Dokumentationen und Materialien liegen bereits in SharePoint, die Aufgaben in einem gemeinsamen Planner. Wenn sich eine Anforderung ändert, muss diese Änderung aber auch dort ankommen, wo die nächste Person sie für ihre Vorbereitung braucht.
Unser Projekt-Assistent soll Fragen zum Projektstand anhand der gemeinsamen Unterlagen beantworten. Wer ein Modul vorbereitet, soll sich zum Beispiel einen Überblick über die bisherigen Workshops verschaffen und die dazugehörigen Materialien finden können. Mit Power Automate bauen wir ergänzend Abläufe, die an fällige Aufgaben erinnern sollen.
Dafür klären wir im Trainerteam, wo wir neue Absprachen festhalten, welche Unterlagen verbindlich sind und wer Änderungen an Aufgaben und Fristen nachträgt. Während wir den Assistenten entwickeln, lernen wir an unseren eigenen Aufgaben, welche Fragen er beantworten kann und wo unsere Ablage oder unsere Absprachen noch Lücken haben.
Bei den nächsten Modulübergaben wollen wir prüfen, ob die Trainer:innen schneller finden, was sie für die Vorbereitung brauchen, ob Änderungen rechtzeitig bei den richtigen Personen ankommen und ob klar ist, wer bis wann was liefert. Aus diesen Erfahrungen entwickeln wir den Assistenten und unsere Arbeitsweise weiter.